クリスマスにあえて考える「To-do Listの欠点」〜リストよりスケジュールの管理が必要な理由〜

毎年、「クリスマスにこんなことをした」と言う記憶がない。

今年は、何をしたかを記録するためにブログを書くことにする。

ちなみに僕の実家は仏教なので、ジングルベルより除夜の鐘が好きである。

除夜の鐘も、ほとんど聞いたことはないが。

あまり季節のイベントに興味がないのかもしれない。

さて、そんなクリスマスの日に降ってきた仕事をさばいていくために、どのようにタスク管理をしているだろうか？

上手く捌けないと、上司の格好の餌食だ。

アホ面しながら、鬼の首をとったと言わんばかりに罵詈雑言を浴びせられ、人権を剥奪される。

特に下っ端の「犬」のうちは「はい」か「YES」、もしくは「わん」の３言語くらいしか喋れないので、タスクが溜まっていく一方ではないだろうか。

そして、なんとなく重要じゃなさそうなものは後手後手に後回し。

結果、上司から催促されて血祭りにされる。

お決まりのパターンだ。

皆さんは、この問題をどのように解決しているだろうか。

連続起業家でベストセラー作家のクリス・ダッカーは、ケビン・クルーズ著の「1440分の使い方」の中で、以下のように述べている。
（369ページ、出版社：パンローリング株式会社 2017/8/5）

「私は難しいことは考えず、あらゆることをスケジュールに入れる。ただそれだけのことだ。毎日やることはすべてスケジュールに入れる。ソーシャルメディア30分。メール45分。社外スタッフとの情報交換。じっくり考えて計画を練るための静かな時間。要するに、スケジュールに入れないことには何も片付かない」

■リスト化だけでは実行できない理由

　やるべきことが新しく発生した場合、どのように実行に移しているだろう？

　5分や10分で完結するような内容であれば、リスト化などせずその場でやってしまうことができるかもしれない。

　１時間〜２時間はかかる内容であればどうだろうか？

今すぐ取りかかれない場合、リスト行きになる。

　その他、達成までのプロセスが３段階に分かれている場合や、外部委託が必要な場合、同じような重要度の仕事が重なる場合などもあり得るだろう。

　次々とやるべきことを遂行している間にも、次々と電話やメールで案件は舞い込んでくるものだ。

　一日の終わりに見返すと、予定よりも進捗が悪い、と言うかやること増えてるみたいな日もあるかもしれない。

TODOリストの欠点としては、色々あるが、主に以下の３点が挙げられる。

① 次何をするかが一目でわからない。
② デッドライン、所要時間、重要度が総合的に判別しづらい
③ キャパオーバーに気づけない（無限に案件を追加できてしまう）

そして、アメリカのタスク管理会社によればTODOリストにあるタスクの４０％が永久にDOされないと言う研究結果もあるらしい。

だいたい、未完了のやるべきことが溜まっているだけで、常にプレッシャーを感じてしまう。

■スケジュールの強制力を利用する

　次に、冒頭のクリス・ダッカー氏の提唱する、スケジュールで管理する方法の利点を考えよう。

　TODOリストのデメリットと基本的に逆になるわけだが、主に以下だ。

① 今、何をすべきかが一目でわかる
② 事前にデッドライン、所要時間、重要度を考慮できる
③ キャパオーバーになりにくい

　まず、リスト上のやるべきことをすべてスケジュール化することで、その仕事に取りかかる前にかかる時間を予想出来る。

スケジュールに予定をもれなく入れて行くと、時間が有限であることがよくわかると思う。

重要でないものはどんどん後回しにする。

　常に次のスケジュールがあるので、会議など、終了時間にも敏感になり、集中しやすくなる。

　また、重要な案件がいくつも重なってしまう場合、事前に総合的に判断が出来る。

自分だけでは処理しきれない場合、他の奴隷に外部委託したり、今やっていることを中断したり、対策を打つこともしやすくなる。

　また、些細なことも厳格にスケジュール管理していけば、あとで見返した時にこれまでの無駄に気づけることもあるだろう。

普段から無駄な贅肉を落としておかないと、いざと言う場面で真っ先に殺されるのはいつだってデブだ。

■空白の予定を入れる

　すべての案件をスケジュールに入れることで、時間の密度を濃く出来るが、想定外の事態が起こることは当然ある。

　そこで、スケジュール上に空白の時間を入れることをお勧めする。

要するにサボる時間をあらかじめ決めておくのだ。

　予定通り進めば、コーヒー飲んでリフレッシュしたり、Twitterで憂さ晴らしすればいい。

　想定外の事態が発生すれば、その時間を当てて処理すればいい。

だいたい人間の集中力など45分くらいしか持続しないのだ。

こまめにサボろう。

■まとめ

　スケジュール管理を徹底すれば、本当に重要な仕事にのみ時間を使える。

　また、応用すれば、余裕を持った時間を生み出すための工夫がいくらでも出来る。

　僕は外回りをするときは、だいたいカフェにいく時間や近くの人気ラーメンを食べる時間まで計算している。

それでは、Merry Christmas.